E-facturatie — het uitwisselen van facturen in een gestructureerd elektronisch formaat — is niet langer optioneel voor Belgische ondernemers. Vanuit de overheid en de Europese Unie wordt e-facturatie stap voor stap verplicht, te beginnen bij overheidsopdrachten (B2G) en vervolgens bij transacties tussen bedrijven onderling (B2B).
Als freelancer of zelfstandige in België moet je weten wanneer e-facturatie van toepassing is, welk formaat je moet gebruiken, en wat de boetes zijn bij niet-naleving.
E-facturatie is niet gewoon een PDF per e-mail sturen. Het gaat om facturen in een gestructureerd digitaal formaat (XML of UBL) dat automatisch ingelezen kan worden door boekhoudsoftware en overheidsplatforms — zonder menselijke tussenkomst.
PDF ≠ e-factuur. Een PDF die je per e-mail verstuurt, telt niet als elektronische factuur in de wettelijke zin. Alleen gestructureerde formaten zoals UBL/XML (Peppol) zijn geldig voor verplichte e-facturatie.
De standaard die in België en Europa wordt gebruikt, is Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine). Peppol is een netwerk en een berichtenstandaard die organisaties in staat stelt om e-facturen veilig en gestandaardiseerd uit te wisselen.
E-facturatie verplicht voor federale overheidsopdrachten boven € 30.000 (B2G). Freelancers die aan federale overheid leveren, moeten via Mercurius of Peppol factureren.
E-facturatie verplichting uitgebreid naar gewestelijke en lokale overheidsinstanties. Alle B2G-transacties in de drie gewesten vallen nu onder de regeling.
Verplichte B2B e-facturatie voor alle Belgische BTW-plichtigen bij transacties met andere Belgische BTW-plichtigen. Dit is de meest impactvolle wijziging voor freelancers.
EU-brede ViDA (VAT in the Digital Age) hervormingen: realtime digitale rapportering voor intracommunautaire transacties wordt Europees verplicht.
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische BTW-plichtigen die facturen uitwisselen met andere Belgische BTW-plichtigen, dit doen via gestructureerde e-facturatie via het Peppol-netwerk.
| Type transactie | Verplichting | Status |
|---|---|---|
| Freelancer → Belgisch bedrijf (BTW-plichtig) | Verplicht via Peppol | Verplicht |
| Freelancer → Belgische overheid | Verplicht via Mercurius/Peppol | Verplicht |
| Freelancer → Particulier (B2C) | Niet verplicht | Vrij |
| Freelancer → Buitenlands bedrijf (EU) | Niet verplicht (ViDA 2028) | 2028 |
| Freelancer met vrijstellingsregeling (< € 25.000) | Vrijgesteld van BTW-aangifte, maar ontvangen van e-facturen kan verplicht zijn | Controleer |
Je hebt twee opties:
De eenvoudigste optie. Moderne facturatiesoftware zoals Boeq genereert automatisch het correcte UBL-formaat en verstuurt het via het Peppol-netwerk. Je hoeft niets manueel te configureren.
Wat de software voor je regelt:
Voor facturen aan de Belgische overheid kun je gratis gebruik maken van het Mercurius-portaal. Je uploadt een UBL-XML-bestand of vult een formulier in. Dit is enkel voor B2G-transacties.
Peppol is niet één platform — het is een netwerk van gecertificeerde serviceproviders (Access Points) die verbonden zijn. Als je via Peppol stuurt:
Heeft je klant geen Peppol-verbinding? Je kunt dan een PDF-begeleidingsmail sturen als tijdelijke oplossing, maar wettelijk geldig is enkel de Peppol-verzending. Sommige Access Points bieden ook e-mail-delivery aan als fallback.
De Belgische overheid werkt ook aan de invoering van SAF-T (Standard Audit File for Tax) — een gestandaardiseerd bestandsformaat voor boekhouding dat op verzoek van de fiscus kan worden ingediend. SAF-T maakt deel uit van de bredere digitalisering van de Belgische fiscaliteit.
Raadpleeg de FOD Financiën SAF-T pagina voor de actuele implementatieplanning.
Het niet naleven van de e-factuurverplichting kan leiden tot:
0208:BE0XXX.XXX.XXX).Verstuur compliant e-facturen naar Belgische B2B-klanten en overheidsinstanties — automatisch in het juiste formaat, zonder technische kennis vereist.
Probeer Boeq gratis