Een factuur opmaken klinkt eenvoudig, maar als Belgische zelfstandige moet je rekening houden met een reeks wettelijk verplichte vermeldingen. Een factuur zonder BTW-nummer, met een verkeerde datum, of zonder betalingstermijn kan problemen opleveren bij een BTW-controle of bij het invorderen van onbetaalde rekeningen.
In deze gids vind je alles wat je moet weten om een correcte factuur op te stellen als freelancer of zelfstandige in België — inclusief een checklist van verplichte vermeldingen en een visueel voorbeeld.
Als BTW-plichtige zelfstandige ben je wettelijk verplicht om een factuur op te stellen voor:
De factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van levering worden opgesteld.
Op grond van het Belgische BTW-wetboek (art. 5 van het KB nr. 1) en de Europese BTW-richtlijn moet elke factuur de volgende gegevens bevatten:
2026-001)BE0123.456.789)| Situatie | Vermelding op factuur |
|---|---|
| Verkoop aan EU-bedrijf (BTW-plichtig) | "BTW verlegd – art. 44 BTW-wetboek" of "Reverse charge – art. 196 VAT Directive" |
| Verkoop buiten de EU | "Vrijgesteld van BTW – uitvoer" / "VAT exempt – export" |
| Vrijgestelde zelfstandige (< € 25.000) | "Vrijgesteld van BTW – art. 56bis BTW-wetboek" |
| Medecontractant (werken aan gebouwen) | "BTW verlegd – medecontractant" + BTW-nr. klant |
| Auteursrechten (schrijvers, fotografen) | Vermeld auteursrechtenloon apart van dienstverloning |
Zo ziet een correcte factuur eruit voor een Belgische IT-freelancer die een Belgisch bedrijf factureert:
| Omschrijving | Aantal | Tarief | Excl. BTW |
|---|---|---|---|
| Webontwikkeling – sprint april 2026 | 5 dagen | € 650 | € 3.250,00 |
| Serverkosten doorrekening | 1 | € 45 | € 45,00 |
| Subtotaal excl. BTW | € 3.295,00 | ||
| BTW 21% | € 691,95 | ||
| TOTAAL TE BETALEN | € 3.986,95 |
Je facturen moeten opeenvolgend genummerd zijn zonder gaten. Je kiest zelf het formaat, maar populaire patronen zijn:
2026-001, 2026-002 ... (jaar + volgnummer — reset elk jaar)F20260001, F20260002 ... (prefix + jaar + volgnummer)INV-2026-001 ... (engelstalig prefix voor internationale klanten)Nooit een factuurnummer overslaan of hergebruiken. Bij een BTW-controle verwacht de controleur een aaneengesloten reeks. Fouten of gaten in de nummering kunnen leiden tot vragen en boetes.
Belgisch recht bepaalt dat bij afwezigheid van afspraak de betalingstermijn 30 dagen bedraagt. Je kunt een kortere of langere termijn overeenkomen (max. 60 dagen voor transacties met grote ondernemingen).
Voeg altijd een intrestclausule toe voor laattijdige betalingen:
"Bij niet-betaling op de vervaldatum is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest verschuldigd van [bv. de wettelijke intrestvoet + 2%] per jaar, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag (min. € 40)."
Dit versterkt je positie bij achterstallige betalingen en is wettelijk afdwingbaar op basis van de Wet Betalingsachterstand (2002/2013).
Ja. Als BTW-plichtige ben je verplicht om alle facturen (zowel inkomende als uitgaande) 7 jaar te bewaren. Dit kan digitaal of op papier, zolang de facturen leesbaar en ongewijzigd blijven.
Digitale archivering is toegestaan op voorwaarde dat de authenticiteit en integriteit gewaarborgd blijven (geen bewerkbare formaten zonder audit trail).
Wil je een factuur annuleren of corrigeren? Je mag een al verzonden factuur nooit zomaar aanpassen. In de plaats maak je een creditnota:
CN-2026-001)Boeq genereert correcte Belgische facturen met alle verplichte vermeldingen — inclusief BTW-berekening, opeenvolgende nummering en PDF-export. Gratis te proberen.
Start gratis met Boeq